23-25 февраля – офисы НЦЗ не работают.

Диджитализация как прорыв. 7 кейсов на заметку HR-у

Как диджитализировались компании – соседи, коллеги, конкуренты? HR-tv.ru заглянул в гости к семи организациям, которые ускорили, усовершенствовали бизнес-процессы за счет IT-инструментов. С чем полезно ознакомиться, а то и взять на заметку управленцам?

1. Умная база адресов – и производительность оператора выросла на 30%

Рассказывает Леонид Зондберг, коммерческий директор DPD в России и СНГ: «DPD в России подключила систему верификации адресов IQDQ. Раньше при работе с интернет-магазинами нам приходилось запрашивать базу адресов в строго определенном формате либо структурировать ее вручную. Теперь адреса получателей могут передаваться в любом виде, включая латиницу, а система, созданная на основе семантического анализа, автоматически проверяет их корректность и переводит в необходимый для работы формат.

Мы поэтапно внедряли это решение: настраивали анализ на реальных адресах, тестировали и обучали программу. С момента запуска системы качество разбора адресов выросло до уровня 95%, то есть вмешательство сотрудника может потребоваться только в 5% случаев.

Благодаря автоматизации процесса операторы DPD в России смогли повысить производительность в среднем на 30%, обрабатывая больше заказов за единицу времени. На основе IT-решения IQDQ компания DPD в России создала модуль, благодаря которому для покупателей московских интернет-магазинов стала доступна доставка в течение двухчасового интервала.»

2. Управленческая отчетность как на ладони: ошибки сведены к нулю

Говорит директор по персоналу компании Alta Via Дарья Голышева:

«Вспомните приложение «Яндекс.Пробки»: примерно так нам захотелось видеть управленческую отчетность – с высоты птичьего полета в режиме «здесь и сейчас», чтобы цветом были обозначены «узкие» места в каждом из направлений бизнеса. Своего рода дашборды для руководства. Но самое главное – иметь возможность «приблизить улицы» и разобраться в деталях.

Итак, цель проекта на входе: автоматизировать управленческий учет, причем он должен быть интерактивным + выделить KPI для каждого направления бизнеса и компании в целом, опираясь на которые, можно будет оперативно принимать управленческие решения с минимальными рисками.

Команда проекта подготовила ТЗ, обсудила перечень желаемых аналитик. Далее была произведена настройка онлайн-синхронизации с базами 1С, техническая реализация проекта по средствам инструментов: Data Sciense, Business Intelligence. Затем осуществлено индивидуальное обучение руководителей работе с отчетностью. Ежедневная апробация отчетов топ-менеджерами. На основе их обратной связи – доработка функционала и исправление багов.

Итоги проекта:

— Повышение финансовой грамотности руководящего состава (при том, что по факту на оплату сторонних курсов деньги компании не ушли).

— Сплочение команды топов и сокращение времени для принятия решений.

— Сокращение затрат на финансовую службу в 2 раза (нам больше не нужен большой штат финансистов – ручной труд делает «автомат», а умственный – руководители). К тому же мы смогли свести количество технических ошибок (которые присутствовали при формировании финансовых аналитик «вручную») до нуля.

По итогам этого года мы уже сможем дополнить результаты проекта «бизнесовыми» KPI, такими как: операционная прибыль, себестоимость, рентабельность, которые должны показать нам среди прочего насколько эффективными стали управленческие решения, принимаемые на основе нашего инструментария».

3. Вместо усталого бухгалтера – услужливый чат-бот

Рассказывает Алексей Мариненок, руководитель отдела развития программных систем BDO Unicon Outsourcing:

«Одна из услуг нашей компании – аутсорсинг расчета заработной платы. Нами был разработан портал, где наши сотрудники публикуют расчетные листки работников заказчиков. Это довольно удобное решение, и мы хотели внедрить похожий инструмент для внутреннего пользования. К сожалению, настройка прав доступа для одновременного использования и внутри компании, и для клиента, требовала ощутимых вложений. Поэтому долгое время бухгалтерия рассылала расчетные листки сотрудникам по электронной почте. Мы старались обезопасить личные данные: доступ к расчетному листку сотрудник мог получить только по индивидуальному паролю. Но даже это не отвечало всем требованиям конфиденциальности. Пароли сотрудники теряли, а про количество дней отпуска и вовсе забывали. В результате мы создали чат-бот, который по запросу высылает сотруднику расчетный листок или количество оставшихся у него дней отпуска. Информацию о заработной плате и количестве дней неиспользованного отпуска Telegram получает из файла, который формирует система 1С.

Процесс авторизации также защищен от несанкционированного доступа: администратор предварительно собирает базу номеров телефонов сотрудников. Как только новый пользователь проходит авторизацию, программа автоматически запускает поиск абонента в базе. Если телефона в списке нет, человек авторизоваться не сможет.

Проект запускался как экспериментальный, но уже сейчас около 100 сотрудников регулярно запрашивают информацию у чат-бота. Поэтому в ближайшее время мы планируем запустить этот продукт и для внешних заказчиков».

4. Внутренний портал: сервисы плюс юрподдержка персонала

В компании «Интеркомп» пошли дальше – и помимо расчетных листков задумали предоставить сотрудникам широкий спектр сервисов. Рассказывает директор по персоналу Екатерина Овчинник:

«Мы разработали портал «Мой Интеркомп» — онлайн-сервис для регламентированного, прозрачного взаимодействия между сотрудниками и внутренними службами компании: бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.

Портал работает в режиме реального времени и по принципу единого окна. Первым мы запустили сервис хранения и доставки сотрудникам расчетных листков. Каждому работнику предоставляется отдельный личный кабинет, защищенный паролем. В личном кабинете доступен не только расчетный листок на текущий месяц, но и архив за весь период работы, а также ответы на часто задаваемые вопросы по расчету заработной платы. Для сотрудников – это удобство, прозрачность и оперативность, для нас как для работодателя – это экономия времени и что немаловажно — соблюдение требований законодательства РФ в части обязательного предоставления расчетных листков сотрудникам.

В ближайшее время мы планируем запуск таких сервисов для внутренних нужд, как график отпусков, обработка авансовых отчетов, заказ справок.

В декабре прошлого года мы сделали сотрудникам новогодний подарок: на портале «Мой Интеркомп» появился новый сервис – юридическая поддержка сотрудников. Теперь каждый работник в личном кабинете может воспользоваться шаблонами юридических документов, ознакомиться с библиотекой знаний, а если останутся вопросы — обратиться за письменными или устными консультациями к действующим юристам компании. Сервис входит в корпоративный социальный пакет. Это совершенно новая практика для России, которая, по нашему мнению, может помочь работодателю выделиться на насыщенном рынке труда и успешнее конкурировать за таланты. Мы уверены, что наши сотрудники оценят новый бенефит по достоинству».

5. Умная касса. Система, упростившая сервис

В «Мерката» на базе онлайн-сервиса была реализована система, позволяющая регистрировать обращения клиентов из различных источников и отвечать на них. Телефонные звонки, заявки на клиентском портале, письма электронной почты и сообщения чата стали обрабатываться в соответствии с установленными стандартами.

Операторы и специалисты 2-й линии технической поддержки получили возможность обратиться к этой базе за необходимой информацией и получить последние сведения. Интеграция с корпоративной телефонией позволила идентифицировать клиентов в момент обращений и использовать историю их взаимодействия с компанией для оперативного решения запросов.

Реализация интеграционного проекта был начата осенью 2017 года. В планах разработчиков расширить возможности системы.

6. Digital-платформа по подбору персонала: оборот за 2 месяца достиг миллионов руб.

Рассказывает Ксения Юркова, создатель Платформы НЦЗ:

«У нас появилась идея основать платформу, которая могла бы объединить несколько сотен заказчиков и десятки, а то и сотни крупных кадровых агентств – и обеспечить закрытие вакансий в традиционно сложные периоды, например, летний. Мы решили поделиться своими клиентами со всем рынком кадровых агентств. Конечно, это звучит нереалистично, только ненормальный пойдет на это, но мы рискнули.

Когда в 2017 году мы начинали проект, кадровые агентства боялись наткнуться на клиента, который попросту не заплатит деньги. Именно тогда мы приняли решение выступить тем самым грантом оплат, а значит, даже в случае финансовых проблем у заказчика, задержки платежей или банкротства, кадровое агентство получит свои деньги от нас. Очередной риск, но и он оправдался. Мы понимали, что для начинающего кадрового агентства с оборотом несколько сотен тысяч рублей в месяц, задержка оплат на пару недель (или даже месяц) может быть критична. Гарантия оплат привлекла на нашу платформу еще 60% кадровых агентств от того количества, которое было на старте.

Как работает платформа? Например, сегодня вы узнали, что на предприятии через четыре дня открывается новая линия упаковки продукции и необходимо набрать 40 сотрудников с графиком: день/ночь. Сможете ли вы гарантировать набор достаточного количества сотрудников за 4 дня? Смогут ли это гарантировать ваши кадровые агентства? Нет! А платформа сможет. Вы за 2-3 минуты размещаете заявку на бирже, ставите цену за подбор чуть выше конкурентов – и десятки кадровых агентств в вашем регионе начинают оформлять для вас кандидатов.

Чем, кроме масштабов бизнеса, отличается платформа от обычной заявки на подбор? В чем технологичные новшества? На платформе заявки размещаются онлайн 24/7, все процессы не нуждаются в постоянном контроле менеджеров и осуществляется автономно. Кадровые агентства могут отслеживать судьбу каждого оформленного кандидата в режиме онлайн, суммы оплат от каждой компании за любой период работы, смотреть статистику по адаптации персонала у того или иного заказчика.

Основная команда, руководящая проектом, состоит всего из трех человек, все остальное отдано на аутсорсинг, и всего за пару месяцев этой команде удалось достигнуть оборота в миллионы рублей.

7. Консьерж-сервис соберет команду на пикник

Рассказывает Дмитрий Егоров, директор SNARTA:

«Мы — IT-шники, и наша команда любит экспериментировать с новыми проектами. Так однажды появился “Бизнес дворецкий Олдвен” — это консьерж-сервис (личный ассистент), который мы задумывали для себя, чтобы увеличить КПД, но он взял и вырос в продукт, интересный и заказчикам. С помощью сервиса можно “собраться” на корпоративный выезд: купить необходимое, забрендировать, привезти всё это куда надо.

Когда мы изучали внутреннюю кухню работы наших менеджеров (анкетировали, сидели с ними в кабинетах во время работы), то оказалось, что львиная доля времени тратится на корректировку информации в Excel-листах и информирование партнёров об этих изменениях. Поняв это, решили сделать инструмент, позволяющий избежать ненужной работы.

У нас в компании принята “мягкая” иерархия. Когда возникает проект, то в команду попадают все, кто может быть полезен. Руководит проектом, обычно, тот/те, кто лучше всего понимает предметную область. Наш проект возглавили 2 человека: старший менеджер и ведущий разработчик. Начались прения сторон: люди собирались, обсуждали детали реализации, планировали интерфейсы, проводили коридорные тестирования. На это ушло 2-3 недели.

Разработка велась по остаточному принципу, поэтому мы потратили почти 8 месяцев, чтобы несколько раз переписать инструмент почти “с нуля”.

Помню кислые лица людей, пробовавших первую версию. Кто-то сказал, что проще работать напрямую с базой данных, чем ковыряться в ЭТОМ. К счастью, вторая и третья версии получились удобнее, и пользователи полюбили свою новую игрушку. Если говорить о метриках, то субъективно: раньше менеджер мог вести не более одного крупного проекта (> 100 человек). Сейчас — два-три.

HR-tv